Etätyöskentely ja -johtaminen on nyt arkipäivää yhä useammassa suomalaisessa organisaatiossa: tiimin virtuaalipalaverissa pohditaan selviytymiskeinoja koronatilanteessa, iltapäiväkahveja hörpitään virtuaalisesti, asiakastapaamisia harjoitellaan verkon yli. Ihmetellään, kun aivot ja kroppa ovat jumissa päivän istumisen jälkeen – yöpukukin on ehkä unohtunut päälle. Ilahdutaan työkaverin soitosta: ”Miten siellä menee?”
Yhtäkkiä organisaation menestyksen yhdeksi merkittävämmäksi kilpailutekijäksi on saattanutkin nousta kyky johtaa ja työskennellä virtuaalisesti. Siksi tuhansissa eri organisaatiossa eri puolella Suomea keskustellaan osaamisen päivittämisen tarpeista uusissa olosuhteissa:
- Mitä on hyvä etäjohtaminen ja -esimiestyö?
- Millaista on laadukas etävuorovaikutus ja -yhteistyö?
- Millaisia itsensä johtamisen taitoja tarvitaan etätyöskentelyssä?
Hyvä etäjohtaja osaa työskennellä joustavasti erilaisten ihmisten kanssa ja kannustaa tiimiään innostavaan vuorovaikutukseen keskenään. Etäjohtaja ymmärtää, että läppärin ruudulla näkyvät kasvot ja kaiuttimista kuuluva ääni ovat vain jäävuoren huippu ihmisestä. Hyvä etäjohtaja osaa johtaa organisaation alitajuntaa.
Etäjohtaminen edellyttää hyviä ihmisten johtamisen taitoja sekä kykyä hyödyntää tieto- ja viestintäteknologiaa monipuolisesti:
1. Johda ensin itseäsi
Hyvinvoiva esimies jaksaa uudistua ja kannustaa tiimiään parhaaseen potentiaaliin. Esimiehen hyvät itsensä johtamisen taidot heijastuvat yhteiseen tekemiseen ja vuorovaikutukseen. Ihmisen aivotoiminta hidastuu jo 17 minuutin istumisen jälkeen, joten esimiehenkin kognitiivisten toimintojen kirkkaana pitäminen on elintärkeää.
- Mitkä ovat tavoitteeni ja tiimimme tavoitteet?
- Miten suunnittelen ja priorisoin tekemistäni?
- Mitä delegoin?
- Miten aikataulutan ja tauotan päivääni?
- Miten hallitsen keskeytyksiä ja varaan aikaa ajattelutyölle?
- Miten kiinnitän huomiota aikaansaannoksiin ja onnistumisiin?
- Miten varmistan palautteensaannin? Entä miten rajaan työntekoa?
Itsensä johtaminen on oman kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin johtamista. Työn aikatauluttaminen ja tauottaminen ovat jäävuorenhuippuja. Omasta fyysisestä, psyykkisestä, sosiaalisesta, henkisestä ja ammatillisesta hyvinvoinnista eli kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnista huolehtivan esimiehen on helpompi pysähtyä olemaan läsnä, reflektoimaan omaa tekemistään ja kehittämään itseään tarvittavilla osa-alueilla. Aloittaa voit esimerkiksi säännöllisestä unirytmistä, liikunnasta ja ravinnosta. Työpäivän tauoilla tai virtuaalipalaverin aikana kannattaa nauttia liikkeestä, raikkaasta ulkoilmasta ja luonnon valosta.
2. Rakenna luottamusta
Luottamus on etäjohtamisen ja -työskentelyn kivijalka. Hyvä etäjohtaja luottaa tiimiinsä, vaikkei fyysisesti heitä näkisikään päivittäin. Jatkuva vuorovaikutus, pienemmät ja isommat yhteisöllisyyden sekä läsnäolon kokemukset rakentavat luottamusta. Luottamuksen rakentamisessa heijastuu myös se, mitkä ovat voimavarasi mennä puolitiehen vastaan erilaisia ihmisiä. Moni esimies ja työntekijä on kokenut, että lisääntynyt yhteydenpito on ollut viime viikkojen pelastus: tiheämmät one to one -keskustelut, tiimipalaverit, etäkahvihetket sekä palautteenantaminen ja -saaminen.
- Luottamuksen rakentaminen näkyy käytännön tekoina ja viestintänä: avoimuutena, hyväksyntänä, suoruutena ja uskottavuutena.
- Miten edistät tiedon ja ajatusten vaihtoa sekä asioiden herättämistä positiivisista ja negatiivisista tunteista keskustelua?
- Miten sinun käyttäytymisessäsi näkyy aito kuunteleminen, erilaisuuden kunnioittaminen, kannustus ja rohkaisu?
- Miten omalta osaltasi varmistat, että sekä positiiviset että negatiiviset asiat voidaan käsitellä niiden oikeilla nimillä?
- Miten seuraat lupausten pitämistä, tarkkuutta ja asioiden pitämistä oikeissa mittasuhteissa?
3. Luokaa yhteiset pelisäännöt
Kaikista arvokkainta on, että tiimi tai työyhteisö luo itse etäyhteistyön pelisäännöt. Keskustelulle tulee varata riittävästi aikaa ja keskustelun yhteisistä pelisäännöistä ja niiden toimivuudesta soisi olevan jatkuvaa:
- Mitkä ovat yhteiset tavoitteemme?
- Miten mittaamme tulosta?
- Millainen on hyvä työyhteisön jäsen virtuaalisessa tiimissä?
- Miten varmistamme yhdessä onnistumisen?
- Millaisia toimintatapoja tarvitsemme, jotta yhteistyö sujuu parhaalla mahdollisella tavalla?
- Milloin olemme tavoitettavissa ja läsnä?
- Milloin pidämme palavereita?
- Milloin tapaamme vapaanmuotoisemmin?
- Millaisia digitaalisia työkaluja hyödynnämme mihinkin tarkoitukseen?
- Mitkä ovat tärkeimmät pelisäännöt tiimissämme?
- Mitä etuja virtuaalisessa työskentelyssä on?
- Mitä riskejä virtuaalisessa työskentelyssä on?
- Miten yhteistyötämme tulisi kehittää?
- Miten hyvä tiimin jäsen johtaa itseään?
4. Vahvistakaa osaamistanne
Etäjohtamisen laadukas toteuttaminen haastaa esimiehen uudistumaan. On elintärkeää, että tiimissä käydään jatkuvaa keskustelua osaamisvahvuuksista ja uudistumistarpeista. Etäjohtajan osaamisalueita ovat mm. hyvä itsetuntemus, itsensä johtaminen, sosiaalinen taitavuus, luottamuksen ja tunteiden johtaminen, tavoitekeskeisyys, delegointitaidot, proaktiivisuus, päätöksentekokyky, suunnittelu ja organisointi, innostaminen ja motivointi, osallistaminen, joustavuus ja kyky johtaa työntekijöiden hyvinvointia. Mitkä näistä ovat sinulla hyvin hallussa? Mitä olisi hyvä vielä jalostaa, jotta vuorovaikutus ja johtaminen olisi laadukasta tässä muuttuneessakin tilanteessa?
Tätä kannatta kysyä työkavereilta ja asiakkailtakin, jotta tilannearviosi omasta osaamisestasi on mahdollisimman relevantti ja osaamisen kehittäminen kohdistuu tehokkaasti oikeisiin asioihin.
5. Hyödyntäkää teknologiaa
Etäisyys ei nykyteknologian ansiosta ole este tai haitta työnteolle ja hyvälle yhteistyölle. Tärkeintä on, että jokaisessa organisaatiossa löydetään omiin tarpeisiin parhaiten soveltuvat työkalut sisäiseen viestintään, yhdessä tekemiseen, keskusteluun, ideointiin, oppimiseen ja osaamisen jakamiseen sekä sisältöjen tallentamiseen. Kannattaa lukea Susanna Rahkamon blogitekstistä täsmävinkit näihin.
Etätyökalujen käyttöön tulee saada hyvä opastus, jotta niitä voidaan hyödyntää maksimaalisesti. Perinteisiäkään työkaluja ei kannata unohtaa. Valmensin erästä liikkuvaa työtä tekevää organisaatiota. Työntekijöiden työtyytyväisyys ja -laatu paranivat roimasti jo sillä, että esimiehet alkoivat soittelemaan tienpäällä oleville tiimiläisilleen säännöllisesti ja kyselemään heidän kuulumisia.
Eeva Tikkanen
Lähteet:
- Ulla Vilkman: Etäjohtaminen – tulosta joustavalla työllä (2016)
- Pentti Sydänmaanlakka: Älykäs itsensä johtaminen – näkökulmia henkilökohtaiseen kasvuun (2017)
- Peili-käyttäytymisprofiili.
